A qualidade da informação afeta o desempenho
do executivo
Uma boa decisão depende da qualidade das
informações recebidas e de sua correta interpretação. A experiência do
executivo é importante porque nem sempre temos todas as informações
necessárias e as decisões precisam ser tomadas com rapidez dentro da menor
margem de risco possível. Nas organizações as informações estão fragmentadas
em diversas áreas, tornando difícil sua consolidação. Essa situação é bem
observada quando uma empresa decide implantar um sistema de gestão integrado
(ERP), onde os gestores de negócios conhecem bem sua área, porém detém pouco
conhecimento do funcionamento das outras áreas e do processo completo,
incluindo finanças. As empresas buscam formas de integrar e correlacionar os
dados para melhorar a qualidade e a interpretação das informações.
Excesso de Reuniões é Sintoma de Organização Deficiente
"Eu participo de tantas reuniões que não consigo trabalhar!” Se essa é sua
realidade ou dos gerentes e diretores da sua organização isso pode ser um
sintoma de uma empresa mal estruturada. A triste realidade é que muitas
reuniões não são produtivas e com isso deixa-se de utilizar o pleno
potencial dos talentos da empresa. Além das pessoas ficarem com o sentimento
que estão perdendo tempo. As reuniões só devem acontecer quando existe a
necessidade de cooperação entre pessoas de diferentes experiências e
conhecimentos para a conclusão de uma tarefa.
Sua Equipe está
superdimensionada?
Um sintoma de super dimensionamento da equipe é quando as pessoas gastam
mais que uma fração de tempo em conflitos de relacionamento ou em discussões
dentro de feudos. Isso reduz muito o desempenho da equipe, piora o
clima organizacional e coloca os objetivos da empresa em risco. Se você
identificar esses problemas não perca tempo em fazer uma reestruturação da
equipe. Não deixe essa situação se prolongar por muito tempo.
Como
Melhorar a Imagem de TIC nas Organizações
Alguns CIOs enfrentam o desafio
de melhorar a imagem de TIC dentro e fora da organização. Ter uma
boa imagem ajuda no relacionamento interno, permite que o pessoal de
TI participe das tomadas de decisão de negócios, ajuda na aprovação
interna de projetos e melhora o clima organizacional. Esse trabalho
apresenta 10 ações que podem melhorar a
imagem de TI: (1) Tenha um bom serviço de atendimento aos usuários;
(2) Tenha um software de gestão integrado que atenda as expectativas
dos clientes internos; (3) Entregue os projetos no prazo com custos
transparentes e competitivos; (4) Tenha uma Estratégia de TI com um
plano de investimentos consistente; (5) Tenha um bom plano de
divulgação interno e externo; (6) Desenvolva um bom relacionamento
com os formadores de opinião internos; (7) Só aceite desenvolver
projetos que estejam alinhados com os objetivos da empresa; (8)
Adote soluções tecnológicas inovadoras que causem orgulho ao pessoal
da empresa; (9) Desenvolva um bom relacionamento com a comunidade de
TI; e, (10) Desenvolva e retenha os talentos internos.
Payback Direto: redução
de custo e aumento de receita
O grande desafio das organizações
de TIC (tecnologia da informação e comunicação) é a redução de despesas
operacionais (Opex) e a real contribuição para aumento da receita da
organização. A redução de despesas está associada à busca constante de
eficiência operacional, inovação e quebra de paradigmas organizacionais e
tecnológicos. Uma ação estratégia que as organizações de TIC estão buscando é a
adoção de serviços por demanda. Ou seja, buscando flexibilidade para atender as
demandas organizacionais crescentes e podendo se adequar rapidamente em períodos
de retração dos negócios. Essa estratégia também atende ao desafio de reduzir os
custos fixos das organizações de TI. O amadurecimento do mercado e a competição
estão viabilizando cada vez mais o uso de serviços ou invés de aquisição de
ativos. Um exemplo são as iniciativas dos fornecedores de software de oferecer
softwares como serviços (SaaS – Software
as a Services).
Contribuições de TIC para a Estratégia de Negócios
A
área de tecnologia da informação e comunicação (TIC) oferece grandes
oportunidades de crescimento sustentável e competitividade para as
empresas. Entretanto, a tecnologia por si só sem alinhamento
estratégico com o negócio não faz sentido. Introduzir novos
artefatos de hardware e software não garante aumento de
produtividade do pessoal e melhoria de processos. Para que as
iniciativas de tecnologia tenham sucesso é necessário estabelecer
uma linguagem comum e definir um mapa unificado entre o negócio e
TIC. Uma forma de buscar esse alinhamento e demonstrar o valor das
iniciativas de TIC é utilizar uma matriz de valor focada em duas
dimensões: criticidade do empreendimento e a prática de inovação.
A
Rotina na Vida de um Executivo Eficaz
O executivo eficaz não tem rotina. Por definição, uma rotina é a repetição
monótona das mesmas coisas. No sentido figurado significa aversão ao
progresso e às inovações. Uma rotina leva pessoas não qualificadas e sem
poder de julgamento executar coisas que alguém eficaz fez pela primeira vez.
Dizer que você segue uma rotina no trabalho é um sinal que você tem um
grande desafio para mudar. Um sinal que uma rotina não está adequada ao
trabalho é o surgimento de crises operacionais recursivas. É essa a sua
oportunidade para sair da rotina e diagnosticar o problema e sugerir um novo
e eficaz processo. Como todo o processo sempre dá para melhorar você nunca
seguirá uma rotina.
Delegação Eficaz
Delegar é uma arte vital para executivos eficazes. Alguns executivos evitam
delegar com o receio de perder o controle da situação ou acreditam que é
mais rápido fazer uma atividade do que passar para outra pessoa fazer. Para
delegar deve haver confiança em transferir a responsabilidade de uma
atividade para outra pessoa e atingir um objetivo que é seu. De uma forma
mais simples, é pedir para outra pessoa fazer o seu trabalho, embora você
ainda continue a ser o responsável pelo resultado final.
Elimine os ofensores de tempo
Se você mantém um registro eficiente de suas atividades diárias,
provavelmente, você chegará a conclusão que 1/4 delas não precisariam ser
feitas e que ninguém notaria se não fossem executadas. Essa é uma
característica dos profissionais que trabalham com o conhecimento. Como
medir a eficiência de uma pessoa que trabalha com idéias, análise de itens
intangíveis e inovação? Algumas pessoas podem trabalhar longas horas e não
produzir valor para a empresa. Outras podem ter um "inside" de um minuto e
escrever a idéia em 15 minutos que pode transformar uma organização ou os
hábitos dos clientes. Podemos inferir que trabalhar muito não
necessariamente agrega valor ao negócio. Quem está muito envolvido em
assuntos operacionais e resolvendo problemas todo o tempo trabalha demais e
não tem tempo para ter "insides".
A autoridade do conhecimento
“Chame o especialista” exclama o executivo que precisa tomar uma decisão.
Ops! Afinal, quem toma as decisões nas empresas? A resposta: aqueles que
detêm o conhecimento. Note que as decisões dos altos executivos são tomadas
a partir de informações e análises elaboradas e recomendadas pelo pessoal
que tem conhecimento nas áreas especificas. Se analisarmos, veremos que as
decisões são tomadas em todos os níveis da organização. As decisões tomadas
no nível operacional têm uma relevância importante nas organizações baseadas
no conhecimento. Uma decisão de um analista de impostos pode ter um impacto
tremendo no desempenho de uma empresa. A autoridade do conhecimento define a
posição desses profissionais na empresa e qual o nível de contribuição que
podem oferecer.
A
personalidade do líder
O grande desafio das empresas é contratar líderes eficazes para definir e
executar as suas estratégias. Líderes eficazes, como todas as pessoas,
possuem uma variedade de temperamentos e habilidades. Essas características
definem a forma como os resultados serão atingidos. O traço comum entre eles
é a habilidade para fazer as coisas certas. Um ponto polêmico sobre
liderança é se é ou não uma característica nata nas pessoas. Os estudos
mostram que liderança é uma disciplina que pode e se deve ser estudada.
Algumas pessoas já nascem com esse talento outros precisam desenvolvê-lo
através de estudos e, principalmente, praticando. Acredite você pode se
tornar um bom líder através do estudo, praticando, aprendendo com os erros e
observando o comportamento dos líderes que você admira.
A
realidade dos executivos
A visão da realidade dos executivos é diferente das pessoas que trabalham
nos processos operacionais. Os executivos devem planejar e decidem baseados
numa visão holística, fundamentada por várias fontes de informação e por sua
própria intuição. O objetivo final é maximizar suas contribuições e
resultados para a organização. Existem no mundo corporativo várias situações
em que o executivo não tem controle e que tendem a reduzir seu desempenho.
Envolver-se em problemas operacionais é uma dessas situações. Por outro lado,
deixar de envolver em decisões operacionais você estará perdendo a chance de
passar sua visão para o pessoal operacional, perdendo a oportunidade de
“coaching” e se distanciando do dia-a-dia da sua área. Com isso, você
perderá a percepção da realidade e não poderá tomar decisões estratégicas
com informações sem filtros.
Cinco práticas de líderes eficazes
Liderança e Eficácia Executiva: inspirar pessoas e fazer as coisas certas.
Isso deve ser um hábito consistente e praticado continuamente. Hábitos são
adquiridos com a prática. Deixe de pensar, ler e discutir como melhorar sua
liderança e eficácia: parta para a ação. Existem cinco práticas que devemos
desenvolver: 1. Gerenciar seu tempo; 2. Focar seus esforços na busca de
contribuições de valor; 3. Ser produtivo; 4. Concentrar seus esforços na
execução daquelas tarefas que são importantes para atingir seus objetivos;
5. Tomar decisões eficazes e sustentáveis.
Como você utiliza o tempo
Se seu desempenho no trabalho é bom significa que você está fazendo as
coisas certas dentro do tempo esperado. Caso contrário, você deve melhorar
suas habilidades funcionais ou comportamentais, incluindo a gestão de seu
tempo. Melhorar as habilidades funcionais requer treinamento. Melhorar o
perfil comportamental requer coaching profissional e treinamento. Melhorar a
gestão de seu tempo requer disciplina e negociação.
Fazendo um registro de suas atividades diárias será possível identificar
como o seu tempo está utilizado. Algumas das atividades do seu dia você não
tem controle, por exemplo, as solicitações de seu chefe ou gestão de crises.
Você deve assumir o controle de algumas situações que consumem seu tempo. Se
você percebe que seu chefe não sabe gerenciar o tempo dele e isso afeta o
gestão do seu tempo tente uma negociação com ele.
O tempo do executivo eficaz
O tempo é um recurso que não se consegue recuperar. Otimizar tarefas para
executá-las no menor tempo possível é uma das características dos executivos
eficientes. A demora de uma tomada de decisão significa tempo perdido. Os
benefícios perdidos pela demora de uma decisão não poderão ser recuperados.
Você deve definir seu tempo disponível para definir as tarefas que devem ser
executadas, ou invés de definir primeiro as tarefas e depois alocá-las no
tempo.
Por exemplo, defina que você dedicará 40% do tempo para desenvolvimento de
atividades de projetos que você está envolvido e 30% para as atividades
operacionais. Não se esquecendo de dedicar tempo uns 20% de tempo para as
atividades não planejadas e 10% para responder e-mails e participar de
reuniões. Caso você apenas liste as atividades (de projetos ou operacionais)
que você tem que fazer sempre faltará tempo. Planejando primeiro o tempo
você terá oportunidade de priorizar as atividades em função de parâmetros
previamente negociados com seu chefe.