Como gerenciar documentos na Intranet?

A publicação de documentos numa Intranet é simples, podendo ser feita por qualquer pessoa da empresa. Os documentos podem ser publicados no formato HTML da Internet para serem visualizados através de um browser. O formato PDF da empresa Adobe está tornando-se um padrão de fato. Outros documentos podem ser publicados nos formatos originais e recuperados como arquivos (downloading). Para localizar os documentos é necessário um software de pesquisa de documentos, tais como: o Google, AltaVista, OpenText e Excite ou utilizar as facilidades do Microsoft FrontPage e Netscape. Uma outra facilidade importante numa Intranet é o controle de fluxo de documentos, criando documentos eletrônicos que são submetidos a uma cadeia de aprovações eletrônica. Vários são os exemplos de tipos de documentos que podem ser publicados: literatura de marketing, procedimentos da empresa, procedimentos e registros para a ISO 9000 e 14000, regulamentação legal, manual técnicos de produtos, etc. Todas essas facilidades e oportunidades tornam a Intranet difícil de ser gerenciada. A empresa deve estabelecer regras de publicação e obter uma garantia de continuidade por parte das áreas responsáveis para evitar documentos desatualizados e inúteis.

A instalação da facilidade de publicação e pesquisa de documentos na Intranet leva apenas algumas horas em uma rede já instalada. Os produtos mais utilizados para servidores Web são da Microsoft e Netscape, ambos possuem suporte para publicação de documentos: o Microsoft FrontPage Express e o Compose da Netscape, por parte dos usuários finais. Os pacotes de software mais recentes já dispõem de facilidades para converter seus formatos internos em HTML. Após essa conversão o processo de publicação é simples.

Para oferecer maior qualidade na recuperação e impressão de documentos, a Adobe desenvolveu um formato que está se tornando um padrão de fato. Para ser utilizado na Intranet é necessário um software da Adobe para converter os formatos dos arquivos a serem publicados em formato PDF. Para visualizar os arquivos deve-se instalar um plug-in no browser do microcomputador. Os plug-in são pequenos programas que interpretam o conteúdo dos arquivos para que possam ser visualizados, sendo de distribuição gratuita.

Uma peça importante na Intranet é a busca de documentos publicados. Vários são os produtos que indexam os documentos e permitem uma localização rápida, a partir de uma tela de pesquisa no browser. O argumento de pesquisa pode ser de uma ou mais palavras, com a facilidade de utilizarem-se conectores do tipo: AND e OR, facilitando a convergência rápida aos documentos procurados. Outros comandos permitem definir a proximidade de palavras no texto, por exemplo: procura-se um documento onde as palavras "protocolo TCP/IP" esteja até quatro palavras próximas da palavra "Intranet". A escolha de um software de pesquisa deve basear-se na velocidade de pesquisa, a convergência correta da pesquisa e o gerenciamento de grandes volumes de documentos.

Entre os vários tipos de documentos que podem ser publicados o controle de fluxo de documentos é uma ferramenta importante para o aumento da produtividade. Entre vários produtos que suportam essa facilidade estão: o JetForm e o Documentum. Podem ser configurados para essa função os produtos Lotus Notes e Microsoft Outlook.