Como Montar um Escritório de Projetos

O sucesso de implantação de um PMO (Project Management Office) requer apoio da alta direção da empresa, a adoção de um modelo de governança, a escolha de pessoal com perfil adequado, a escolha de uma metodologia comum, um plano robusto de implantação e comunicação. Foi discutida a importância da comunicação no gerenciamento de projetos e sua correlação com as falhas de projetos.

Definição de Escritório de Projeto:

  • A Project Management Office (PMO) é um departamento dentro de uma empresa que define e mantém padrões para gestão de projetos dentro da organização.
  • O objetivo principal de um PMO é conseguir sinergia e maximização de recursos, incluindo financeiros e humanos, através da uniformização de políticas de gestão, processos e métodos.
  • Com o tempo, geralmente um PMO passará a ser a fonte de orientação, documentação e métricas relacionadas com as práticas que intervêm na gestão e execução de projetos na organização.
  • Um PMO geralmente baseia-se em princípios de gestão, práticas e processos de algum padrão da indústria como a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou PRINCE2 (Projeto em ambientes controlados).

Principais causas de falhas em projetos

  • Falta ou pobreza de casos de negócios
  • Falta de comprometimento executivo, visibilidade e de responsabilidade
  • Má definição dos requisitos, escopo, objetivos e entregas
  • Falhas nas comunicações
  • Expectativas não realistas
  • Falta ou escassez de recursos adequados
  • Falta ou pouca integração com a organização e com outros sistemas
  • Ausência de planos de mitigação de riscos
  • Falta de controles e de métricas de avaliação de desempenho
  • Complexidade, custos e prazos de entregas subestimados
  • Contratação de fornecedores inadequados
  • Falta de treinamento da equipe e dos usuários
  • Mal uso de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos Boas práticas de gestão de projetos
  • A alta direção deve se comprometer com a gestão e priorizar os projetos viáveis
  • Os usuários-chave devem assumir a responsabilidade pelo sucesso do projeto
  • Assegurar a implementação dos projetos dentro do escopo, prazo e custo
  • Fazer avaliações formais periódicas e revisões com os gerentes de projetos
  • Divulgue os benefícios do uso das melhores práticas de gerenciamento de projetos
  • Faça um planejamento detalhado do projeto: tarefas; faça estimativas; orçamentos e cronogramas
  • Planejar é um ato contínuo e sistemático, que envolve todos dos membros da equipe
  • Use modelos conceituados de mercado: CMMI, PMBOK, ISO 9000, PRINCE2, Six Sigma e outros
  • Exerça liderança forte e eficaz na condução do projeto

Passos para montar um PMO

  • Estabeleça o modelo de governança para conduzir a reestruturação organizacional
  • Identifique as pessoas certas para atuar no escritório de projetos
  • Estabeleça a metodologia comum para a condução dos projetos
  • Estabeleça o plano do programa de reestruturação
  • Estabeleça o plano de comunicação
  • Selecione um Software para o Escritório de Projetos

Principais funções de um escritório de projetos

  • Gerente de Portfólio
    • Reporta-se à alta direção
    • Participa das reuniões estratégicas de portfólio de projetos da alta direção
  • Gerente de Programa
    • Reporta-se ao gerente de portfólio
    • Participa das reuniões do comitê de direção do seu programa
  • Gerente de Projetos Sênior
    • Reporta-se ao gerente de portfólio ou do programa
    • Participa das reuniões do comitê de direção do seu projeto
  • Gerente de Projeto
    • Reporta-se ao gerente de projetos sênior
    • Responsável por sub-projetos
  • Assistente de Gestão de Projetos
    • Reporta-se ao gerente de projeto ou gerente sênior de projetos
    • Atua como membro da equipe
Organização do Escritório de Projetos
  • Inicialmente, a recomendação é montar o escritório de projetos de TI sob a coordenação do gerente do escritório do CIO.
  • Num segundo momento, criar um departamento dentro de TI e,
  • Por último, criar uma área organizacional para a gestão de todos os projetos da empresa

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