Controles: o equilíbrio entre a eficácia e a eficiência

Controles são extremamente necessários em qualquer atividade empresarial ou pessoal. Definindo e acompanhando parâmetros é possível avaliar continuamente a performance do negócio e corrigir desvios do plano original para atingir os objetivos planejados. Para as empresas públicas e de capital aberto a divulgação de parâmetros aceitos pelo mercado é essencial para que os cidadãos e acionistas acompanhem a evolução dos negócios e o desempenho dos dirigentes da organização. Para garantir métricas aceitas pelo mercado várias organizações de padronização desenvolveram parâmetros para controlar e certificar as empresas que demonstrarem ter um controle eficiente de suas operações. Após os escândalos financeiros da Enron e Worldcom nos Estados Unidos e da intervenção do Banco Santos no Brasil em 2004 fica claro a necessidade de controles e da transparência das informações.

O grande desafio das empresas é encontrar o equilíbrio entre a eficácia e a eficiência na adoção dos controles. Quanto maior o número de controles maior será o controle das operações, porém maiores serão os recursos exigidos. Os controles e procedimentos não devem diminuir a criatividade e a capacidade de rápidas mudanças nas empresas para superar a concorrência e se ajustar às novas necessidades dos clientes.

Os controles não devem servir de justificativa para a falta de criatividade e inovação nas empresas. Diretores e gerentes que justificam seu baixo desempenho devido aos controles existentes devem fazer uma autoavaliação, pois controles e procedimentos agilizam a execução de tarefas operacionais, deixando mais tempo para as atividades de planejamento e gestão de pessoas.

Como podemos ver os controles são necessários. Entretanto, o uso de uma grande quantidade de controles buscando a eficiência pode gerar uma burocracia desnecessária na empresa, gerando custos que poderiam ser evitados com uma boa escolha de parâmetros de controle e da forma de como medi-los.

A melhor forma de definir os parâmetros de controle e os métodos de medição é conseguir o consenso e o apoio dos dirigentes da empresa. Existem vários métodos para definir controles. Particularmente, eu prefiro o método da matriz de decisão. 

A matriz de decisão pode ser adotada em vários níveis da organização. O ideal é reunir os diretores da empresa para definir os parâmetros necessários para acompanhar o negócio. A partir do BSC (Balance Score Card) da empresa definir as métricas de controle. Depois repassar as métricas para os níveis inferiores da organização para definir os parâmetros táticos e operacionais para atingir as metas corporativas.

O método consiste em reunir em grupo de especialistas da área e a partir de um brainstorming (tempestade de idéias) levantar todos os parâmetros possíveis de medição. Logo em seguida classificar os parâmetros em um quadrante da matriz de decisão. A matriz possui dois eixos (x/y): facilidade de controle versus nível de eficácia, como mostra a figura abaixo.

Os parâmetros que devem ser considerados são os classificados nos quadrantes III e IV por apresentarem maior beneficio na gestão dos processos.  Os parâmetros do quadrante III devem ser implementados em primeiro lugar, por serem de fácil implementação. Os parâmetros I e II devem ser desprezados por não apresentarem beneficio.

Importante nesse processo é ter um mediador experiente para questionar os parâmetros e evitar que os especialistas técnicos classifiquem todos os parâmetros como eficazes, o que inviabiliza o método. A facilidade de controle deve ser classificada pelo esforço de conseguir os dados, de preferência de forma automática.

Após a classificação devem-se confrontar os parâmetros de controle com os exigidos pelas normas internacionais e pelos auditores internos e externos. Embora, o importante é fazer a gestão eficaz do negócio.