Delegação Eficaz

Delegar é uma arte vital para executivos eficazes. Alguns executivos evitam delegar com o receio de perder o controle da situação ou acreditam que é mais rápido fazer uma atividade do que passar para outra pessoa fazer. Para delegar deve haver confiança em transferir a responsabilidade de uma atividade para outra pessoa e atingir um objetivo que é seu. De uma forma mais simples, é pedir para outra pessoa fazer o seu trabalho, embora você ainda continue a ser o responsável pelo resultado final.

Existem dois tipos de delegação:

1. Você passa a atividade, mas mantém a responsabilidade e autoridade;
2. Você transfere a responsabilidade e autoridade de uma atividade para outra pessoa e compartilha o sucesso ou o fracasso da ação.

O segundo tipo é mais amplo e cria “empowerment” na equipe e ajuda na formação de equipes de alto desempenho. Além disso, pode citar outras vantagens da delegação: Libera o tempo do executivo para focar nas prioridades do trabalho; motiva as pessoas que recebem as delegações; serve como uma ferramenta para desenvolver o potencial da equipe e contribui para o plano de sucessão do executivo.

Podemos considerar duas desvantagens no processo de delegação: requer tempo e esforço dos executivos e a existência de um nível de risco de outras pessoas assumirem atribuições que em última instância você é o responsável direto.

Pergunta:
Você acredita que partes das atividades que estão na sua lista de responsabilidades poderiam ser delegadas para outras pessoas? Você tem um staff em que confia?

A arte de delegar requer processo. Segue alguns passos importantes para fazer uma boa delegação:

1. Seja consistente. Análise se as atividades que você delega faz parte de um processo consistente e estruturado ou se são iniciativas isoladas e pouco estruturadas;
2. dentifique o precisa e pode ser delegado. Defina claramente as atividades que devem ser delegadas e quais os objetivos a serem atingidos, tanto do processo funcional quanto do desenvolvimento das pessoas;
3. Enumere os benefícios da delegação junto com a pessoa que está recebendo a delegação. Discuta os benefícios do processo. Explique o que acontecerá se as coisas não derem certo. Dentro de um ambiente de aprendizagem os erros servem de lição;
4. Selecione a pessoa. Deixe seus preconceitos e pense criativamente no processo de escolha da pessoa para o trabalho. Dê chances às pessoas desenvolverem suas habilidades;
5. Negocie o processo de delegação com a pessoa a quem passará a atividade. Lembre-se que você está transferindo uma parte de sua responsabilidade para outra pessoa. Isso exige que a outra pessoa tenha todas as informações importantes e esteja motivada para executar a tarefa. Você deve negociar com a outra pessoa como a atividade deverá ser realizada;
6. Reserve tempo para ajudar as pessoas que você delegou atividades. Dedique parte de seu tempo para acompanhar as atividades e auxilie na tomada de decisões importantes das tarefas que você delegou. Isso garante que as coisas saiam certas e ajuda no desenvolvimento das pessoas.

Das Palavras à Ação:
Faça isso acontecer. Planeje a delegação com cuidado. Negocie com as pessoas suas preocupações e seja especifico nos resultados esperados. Deixe as pessoas concluírem suas atividades independentemente.

Procure evitar a delegação sempre para as mesmas pessoas. Não assuma sozinho os créditos pelo êxito de conclusão da atividade. Interfira o menos possível e evite dar todas as direções de como a atividade deva ser conduzida.