Excesso de Reuniões é Sintoma de Organização Deficiente

“Eu participo de tantas reuniões que não consigo trabalhar!”

Se essa é sua realidade ou dos gerentes e diretores da sua organização isso pode ser um sintoma de uma empresa mal estruturada. A triste realidade é que muitas reuniões não são produtivas e com isso deixa-se de utilizar o pleno potencial dos talentos da empresa. Além das pessoas ficarem com o sentimento que estão perdendo tempo. As reuniões só devem acontecer quando existe a necessidade de cooperação entre pessoas de diferentes experiências e conhecimentos para a conclusão de uma tarefa.

Uma reunião produtiva não acontece por acaso, ela deve ser planejada para o sucesso. A primeira providência é definir uma agenda para a reunião, enviá-la para os participantes da reunião explicando a razão da participação de cada um na reunião. Defina qual o objetivo que deve ser atingido. Quais informações devem ser trazidas para a reunião e quem deve apresentá-las. Explique quais técnicas serão utilizadas na reunião (debate de pontos de vistas diferentes, brainstorming, análise de resultados, etc.). O organizador deve preparar a agenda da forma mais detalhada possível. Dá trabalho, mas você terá a certeza que sua reunião será um sucesso.

Pergunta:
As reuniões que você organiza ou participa são agendadas com antecedência e são planejadas para o sucesso? Você recebe a agenda com antecedência e tem oportunidade de ajustar a agenda antes da reunião?

Um dos grandes desafios de quem lidera reunião é mantê-las dentro do planejamento, evitando interrupções e desvios de assuntos. Recomendo utilizar as seguintes técnicas nas reuniões:

Convide cada um a se apresentar e explicar qual será sua contribuição na reunião.
Dê a oportunidade a cada participante colocar seu ponto de vista sobre o assunto que será discutido. Isso ajudará a identificar a posição de cada e o potencial nível de conflito que poderá ter durante a reunião;
Estabeleça regras para a condução da reunião, escreva-as num flip-chart e deixe-as visíveis na sala de reunião;
Deixe uma folha em branco do flip-chart para registrar assuntos que não estão na agenda, mas que são importantes. No final da reunião retorne aos assuntos listados e discuta com os participantes;
Para cada item da agenda deve ser explicado qual o seu propósito, o processo de como o item será abordado e os benefícios que devem ser alcançados;
Use a seguinte estrutura para a discussão dos itens da agenda: apresente os fatos; conheça a opinião de cada um; levante alternativas criativas para resolver ou melhorar a situação apresentada; levante os pró e contras das alternativas; tome a decisão de qual caminho seguir; e, estabeleça as próximas ações;
Só avance para o próximo item da agenda quando houver consenso entre os participantes.

Das Palavras à Ação:
Reúna as pessoas que mais participam de reuniões dentro de seu círculo de atuação dentro da empresa. Avalie os objetivos das reuniões agendadas e desmarque aquelas que não tiverem objetivos claros. Estabeleça um processo estrutura para o agendamento de reuniões futuras e comece a praticar.

Melhore suas habilidades como facilitador de reuniões pedindo feedback do grupo de trabalho. Comentários simples podem ajudá-lo a ser tornar um executivo mais eficaz.