Gerenciamento de Projetos

publicado em 16 de abril de 2005

O grande desafio das empresas é aumentar a produtividade dos executivos. Existe uma forte pressão por melhores resultados com menos recursos. A alternativa de uso de software e hardware tem pouca influência na produtividade, porque são poucos os executivos que possuem habilidades para atuar em ambientes de pressão com recursos escassos.

Uma constatação dessa falta de produtividade dos executivos é a tolerância as incontáveis interrupções da parafernália eletrônica que os cerca. Em estudos com funcionários da Microsoft, Eric Horvitz, da Microsoft Research descobriu que, em geral, eles passam mais de 65% do dia em estado de baixa atenção, segundo a Revista Scientific American Brasil (fevereiro/2005)

Muitos profissionais acreditam que para gerenciar um projeto é suficiente o uso de um software de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project. Se analisarmos melhor os projetos que eles desejam gerenciar, uma folha de papel com uma lista de atividades com prazos e responsáveis seria mais eficiente.

O efetivo gerenciamento de projetos utiliza métodos e técnicas para melhorar a produtividade das pessoas e desenvolve estratégias para mitigar os riscos.

Em primeiro lugar é necessário definir o que é um projeto. Consideramos um projeto quando:

  • Existe um objetivo específico para ser completado dentro de certas especificações;
  • Existem definidas datas de início e fim;
  • Tenha fundos limitados;
  • Consume recursos (pessoas, dinheiro, equipamentos, etc.)

Em geral, o gerenciamento de projetos é dividido em duas fases: Planejamento e monitoração.

O planejamento consiste na definição dos requisitos do trabalho, a definição da quantidade e qualidade do trabalho e a definição dos recursos necessários. A monitoração consiste no acompanhamento do progresso do projeto, comparação do progresso atual com o planejado e analise de impacto dos ajustes necessários.

Para definir o sucesso de um projeto usamos os seguintes critérios:

  • Entregar dentro do prazo;
  • Estar dentro dos custos planejados;
  • Ter o desempenho e a tecnologia planejada;
  • Ter utilizado os recursos de forma eficaz e eficiente.

Os potenciais benefícios de um bom gerenciamento de projetos são:

  • Identificar as responsabilidades funcionais;
  • Minimizar a necessidade de relatórios constantes;
  • Identificar os limites de tempo das atividades;
  • Identificar as metodologias de análise;
  • Medir os resultados versus os planos;
  • Ser pró-ativo na identificação e correção dos problemas;
  • Melhorar a capacidade de planejamento;
  • Conhecer quando os objetivos não podem ser atingidos ou excedidos.

Infelizmente, surgem vários obstáculos no decorrer de um projeto, mesmo naqueles projetos que são repetitivos e já estão suportados por processos. Por exemplo, a simples extensão de um sistema de aplicação para uma filial de uma empresa. Aparentemente, como o mesmo sistema já foi implantado em outras filiais o processo não deveria apresentar nenhum obstáculo, porém podem ocorrer porque existe um fator altamente variável no projeto: as pessoas.

O gerenciamento de projetos é um desafio para as organizações que, normalmente, estão estruturadas de forma hierárquica e funcional, onde em alguns casos existe pouca cooperação entre os departamentos. Algumas empresas têm adotado um escritório de projeto que atua como elo integrador das diversas áreas de empresa para aumentar a sinergia e cooperação entre os diferentes departamentos. Essa é uma alternativa interessante uma vez que a maioria dos projetos requer uma organização matricial.

Uma organização matricial requer uma negociação de recursos com os gerentes de departamento. Por sua vez, os gerentes de departamento devem garantir a existência de pessoal treinado e disponível para uma determinada fase do projeto.

Os métodos e técnicas de gerenciamento de projetos, apesar de um desafio para as empresas, devem ser implementados para garantir a competitividade da empresa, sua continuidade e lucratividade, além de aumentar a satisfação dos clientes.