Gerenciando prioridades

Publicado em 6-novembro-2006

Tanto na carreira profissional com na vida pessoal temos muitos objetivos a atingir o que acaba gerando conflitos pessoais e angustias. Se procurarmos trabalhar esses objetivos de uma só vez, provavelmente, não conseguiremos atingir nenhum deles dentro das expectativas pessoais e corporativas.

O gerenciamento de prioridades é fundamental para atingir os goals mais importantes. As prioridades mais altas – top priorities – devem ser aquelas relacionadas com o negócio que você executando, tais como melhorar o serviço de atendimento ao cliente ou o crescimento da empresa. Primeiro você deve escrever a lista de objetivos a atingir e decidir aqueles que são mais importantes. Existe uma máxima que diz que só se faz aquilo que se escreve.

Também você deve ter uma outra lista com as coisas que você está fazendo e quanto tempo é dedicado a cada atividade. Compare as duas listas: a dos seus objetivos principais e das atividades que você está fazendo. Verifique se você está dedicando o tempo suficiente para atingir seus objetivos principais. Se não, procure mudar seu comportamento.

Analise as perguntas abaixo e, francamente, veja se seu comportamento está orientado a completar as lista de prioridades.

1. Seus objetivos prioritários estão alinhados com os objetivos da sua empresa?
2. O que é mais importante para você e seu staff?
3. Se você pudesse fazer três ou quatro atividades, quais as que você escolheria?
4. Quais dos objetivos trarão mais resultados para a sua empresa?
5. Quais dos objetivos trarão mais resultados para você?
6. O que acontecerá com sua empresa se você não atingir os objetivos acordados?
7. O que acontecerá com você?

Use alguns minutos no inicio da manhã para planejar o dia. Delegue algumas atividades. Aprenda a dizer que sua agenda está completa.

Durante o trabalho existe uma “conspiração” para desviar sua atenção dos objetivos top priorities. Evite alguns desses “desperdiçadores de tempo”:

• Falha na comunicação. Assegure-se que todos entenderam os objetivos, expectativas, responsabilidades e importância dos novos projetos.
• Procrastinação. Entenda por que você está adiando certas atividades. Veja se a atividade não lhe dá prazer. Se a atividade for muito complexa quebre-a em várias atividades menores.
• Interrupções. Lembre de suas prioridades. Se você é interrompido por coisas que não são importantes para o cumprimento de suas atividades procure negociar, adiando ou tentando resolver o mais rápido possível.
• Síndrome da Paralisia. Você pode ficar indeciso sobre o que fazer e não fazer nada. Se você não sabe qual a próxima atividade a fazer por que tem muita coisa a fazer use a lista de prioridades para quebrar a paralisia.
• Reuniões. Muitas reuniões são mal planejadas e mal conduzidas. Você deve ir a reuniões que tenham agendas pré-definidas, que esteja claro qual a contribuição e qual o objetivo final da reunião. Não caía no truque de uma reunião de trabalho com agenda aberta. Isso não funciona.
• Desorganização. A desorganização no trabalho leva ao desperdício de tempo. Organize-se. Crie pastas no computador, no e-mail e de documentos.

Apenas você assumindo esse comportamento não basta para que os objetivos da organização sejam atingidos. Você deve influenciar para o resto da organização entenda e adote o comportamento orientado ao cumprimento dos objetivos importantes e que compreendam os princípios do gerenciamento de prioridades.