Objetivos da Gestão de Portfólio

28-out-2008

No webmeeting foi discutido os principio básicos e benefícios da gestão de portfólio de TI. As organizações têm utilizado as técnicas de gestão de portfólio para determinar os tipos de negócios viáveis e como aplicar os investimentos de TI. A gestão de portfólio incorpora as técnicas e disciplinas de gerenciamento de projetos e as práticas de governança para assegurar que os investimentos destinados ao portfólio atinjam os objetivos propostos. A melhor época para se implantar a gestão de portfólio de TI e no início do período do ano fiscal das empresas. Para isso, o processo de definição e aprovação deve ser realizado, no máximo, no último trimestre do período fiscal anterior. A ausência de um processo formal de gestão de projetos de TI costuma gerar discussões sobre prioridades de projetos e investimentos. A gestão de portfólio resolve esse problema através da definição de regras claras, baseadas nas iniciativas estratégicas da empresas e dos princípios de TI. O sucesso de uma gestão de portfólio dependerá da liderança do CIO e do uso efetivo das boas práticas de governança de TI.

Objetivos do portfólio de TI

• Comunicar as prioridades de investimentos de TI na organização
• Eliminar as redundâncias de projetos de TI
• Mostrar os riscos dos investimentos de TI
• Criar sinergia no uso dos recursos de TI
• Acompanhar a execução dos projetos de TI
• Alinhar as prioridades de TI com as prioridades da organização
• Ser a ponte entre a estratégia e os objetivos do negócio com TI

Composição do portfólio de TI

O portfólio de TI é composto por projetos, serviços e ativos. Engloba todos os investimentos e custeio das atividades de TI, dentro ou fora de TI

• Projetos: implantação de um ERP; manutenção evolutiva significativa de um sistema; implantação de um escritório de projetos; etc.
• Serviços: troca do antivírus; implantação do upgrade do sistema operacional; etc.
• Ativos: referente à infra-estrutura de TI (computadores, servidores, storage, equipamentos de networking, etc.)

Priorização de projetos

O portfólio de projetos, serviços e ativos prioritários deve ser em número limitado, compreensível, mensuráveis, e coerentemente selecionados. 
As decisões empresariais devem estar alinhadas com a estratégia de negócios e objetivos. Depois que um projeto torna-se parte do portfólio, deve ser utilizado métricas para avaliar o desempenho e a efetividade do projeto.
Os critérios utilizados para definir a prioridade dos projetos ajudam na definição do tipo e a quantidade de projetos deve ser incluída no portfólio.

Gestão do portfólio

Para uma gestão efetiva do portfólio de TI deve haver uma forte liderança do CIO e o uso de técnicas de gestão de projetos e governança para desenvolver o planejamento de capacidade de recursos e o monitoramento das decisões empresariais que podem afetar a execução do portfólio. Atentar para os pontos:

• Elaborar um planejamento de recurso e desenvolver capacidades se antecipando as demandas futuras
• Agir rápido nas decisões de investimento relacionadas a recursos em resposta às demandas previstas de projetos
• Analisar se os recursos atuais e planejados são suficientes para atingir os objetivos do portfólio
• Identificar rapidamente o excesso ou a falta de recursos e desenvolver planos de redistribuição
• Desenvolver mecanismos para redistribuir os recursos para os projetos prioritários

Análise de risco do portfólio

A análise de risco do portfólio é um exercício para identificar e desenvolver ações para mitigar eventuais situações que coloquem em impeçam o cumprimento das metas.

• Avaliar as interdependências dos projetos dentro do portfólio
• Avaliar o impacto dos recursos limitados de TI versus um súbito aumento de projetos
• Analisar as mudanças na estratégia empresarial / oportunidades empresariais
• Processos empresariais que estejam em conflito com as práticas de gestão de portfólio

Métricas de avaliação do portfólio

É indispensável à adoção de métricas para avaliar do desempenho do portfólio de TI. Essas métricas devem ser definidas no início e acompanhadas durante o exercício. As métricas devem responder as seguintes questões:

• Os projetos estão trazendo os benefícios esperados e suportando a estratégia empresarial?
• Os projetos estão sendo priorizados para manter o equilíbrio entre o risco e o valor ótimo do portfólio
• Quais são as tendências e pontos de controle dentro do projeto? Como corrigi-los caso necessário?
• O escopo do projeto está em linha com as tendências de mercado? Eles podem atender as necessidades do cliente agora e no futuro e novos objetivos estratégicos?
• Os atuais recursos disponíveis são suficientes para implantar eficazmente os projetos atuais e futuros?