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Gestão de Portfólio & Projetos através de Redes
Sociais A cultura e as ferramentas das redes sociais aumentam o
desempenho da gestão de portfólio e de projetos nas organizações. Podemos a
principio identificar cinco vantagens imediatas: maior produtividade das
pessoas; maior confiabilidade das informações; melhor estruturação das idéias da
comunidade; melhora o reconhecimento das pessoas que contribuem para o projeto;
e, redução de custos. O investimento na criação de uma plataforma de redes
sociais corporativas e PPM (Portfolio & Project Management) são baixos,
considerando os benefícios que as empresas podem obter. A mudança do paradigma
das pessoas vem com os resultados alcançados. Por questões de segurança, a
recomendação é o uso de redes sociais corporativas. A gestão de portfólio de projetos é uma prática que
otimiza os investimentos das empresas reduzindo riscos. Análises de projetos
realizados isoladamente e empiricamente aprovados podem não traduzir o melhor
uso do investimento e trazem riscos não previstos. Os métodos utilizados pelas
ferramentas de gestão de portfólio conseguem avaliar riscos e selecionar o mix
ótimo de projetos em cenários de incertezas. Por exemplo, o método de Monte
Carlo permite a construção de modelos financeiros estocásticos ou
probabilísticos para compará-los com modelos tradicionais estatísticos e
deterministas, reforçando o tratamento de incerteza no cálculo. A relevância
dessas análises é refletida nas práticas recomendadas pelo PMBok na gestão de
riscos. A gestão de portfólio é um importante item na governança corporativa,
pois demonstra aos acionistas uma gestão eficiente dos recursos. Isso aumenta a
confiança dos investidores e atrai mais investimentos para as empresas. O gerenciamento de projeto depende muito mais das
pessoas do que de processos e tecnologia. É interessante observar que algumas
organizações têm seu foco no processo de gestão de projetos e pouco na gestão
das pessoas. Obvio que não podemos desprezar a necessidade de um processo de
gestão, porém o processo deve contemplar a valorização das pessoas - o
empowerment.
Projetos onde as opiniões dos membros da equipe são
filtradas por supervisores intermediários podem distorcer a realidade e embutir
risco ao projeto devido a analises preliminares equivocadas. O uso de redes
sociais permite que cada membro da equipe compartilhe sua opinião com toda a
equipe. Através de comentários e feedbacks uma situação do projeto é melhor
avaliada, podendo gerar ações rápidas de contorno ou de melhoria. Um exemplo de
empowerment é dos funcionários das linhas de produção de automóveis.
Qualquer funcionário pode a qualquer momento parar a linha de produção se
observar uma anomalia. Isso evita que um problema se multiplique e o custo para
consertar seja elevado. O empowerment traz mais produtividade para as
organizações. O clima organizacional melhora pelo fato das pessoas estarem mais
envolvidas e participantes no processo. O resultado é mais qualidade e
satisfação dos clientes. As ferramentas das redes sociais permitem uma
comunicação direta e eficiente. Como as mensagens podem ser armazenadas, fica o
registro do conteúdo produzido que alimenta as ferramentas de gestão de
conhecimento. Isso permite registrar com mais eficiência o conteúdo intelectual
produzido no projeto. O uso de um sistema integrado de gerenciamento de todos
os projetos permite a atualização e análise de impacto de mudanças sem a
necessidade de manipulação de várias planilhas e documentos. Uma alteração
realizada em um projeto é refletida, automaticamente, em outros projetos
relacionados. A alocação de recursos é mais eficiente, permitindo equilíbrio na
distribuição da carga de trabalho. O sistema integrado deve possibilitar a
criação de fluxos de processos seguindo as melhores práticas de gestão de
projetos do PMBoK. Permitindo que todos os membros da equipe participem
ativamente das discussões do projeto os stakeholders e podem visualizar
todos os pontos de vista sem filtros. Essa possibilidade fortalece o nível
de confiança entre os membros do projeto, evitando possíveis erros de
interpretação e sentimentos de injustiça. Desta forma, é possível construir a
história real de um acontecimento, principalmente em períodos críticos e tensos
do projeto. Ferramentas como blogs e grupos de discussões utilizadas
pelos membros do projeto permite o registro de idéias, discussão, aprimoramento,
feedbacks, antecipação de problemas e melhorias no projeto. O gerente do projeto
deve incentivar os membros da equipe a participação nas comunidades para
fomentar a geração de idéias e contribuições dos membros da equipe. A falta de reconhecimento pelo trabalho realizado é um
dos principais pontos de criticas levantados pelos membros das equipes de
projetos. Através de um processo estruturado de acompanhamento de atividades é
possível identificar aqueles membros da equipe que tem desempenho acima da média
e fazer reconhecimentos públicos através da rede social. Tomar apenas o cuidado
de fazer reconhecimentos públicos relevantes, evitando o descrédito da ação.
Outra ação que deve ser evitada é a repreensão de algum membro da equipe através
da rede. Além de todas as vantagens de uso das redes sociais na
gestão de projetos ainda conseguimos redução de custos. Isso é possível através
do aumento da produtividade. Por exemplo: tomadas de decisões mais rápidas;
redução do número de reuniões de status do projeto; melhoria na gestão de
riscos, reduzindo retrabalhos. A plataforma de redes sociais deve contemplar várias
ferramentas de colaboração para um trabalho mais inteligente, ajudando a manter
conectados participantes do projeto e mantendo o registro de novas idéias. Comunidades: permite reunir profissionais que tenham
interesses comuns, compartilhando informações e idéias. Essa ferramenta permite
que membros de diferentes equipes participem e contribuam com idéias, sem o
formalismo e reuniões estruturadas; Blogs: permite que os participantes publiquem suas
idéias e criem fóruns para discussão, feedback, opiniões e experiência de mais
pessoas; Bookmarks: permite salvar e compartilhar conteúdos
úteis com base na Internet através de um sistema de bookmarks público; Atividades: permite visualizar, gerenciar e completar
rapidamente tarefas de rotina ou ad hoc
das equipes através do compartilhamento de atribuições, documentos e conteúdos; Wikis:
permite criar e compartilhe o conteúdo intelectual do projeto; Espaço ideal para
criar um dicionário de termos do projeto para padronizar a nomenclatura e
conceitos; Compartilhamento de arquivos: fornece máxima
organização e gestão do conhecimento no projeto. Com o recurso de
compartilhamento gerenciável de acesso por níveis de autorização, cada
participante terá acesso apenas aos documentos que são necessários para o
desempenho de suas atividades. O recurso de controle de versão de arquivos e
documentos permite manter um histórico da evolução do projeto e cria uma trilha
de auditoria para futuras analises. Gerenciamento de contatos: permite a rápida
identificação de especialistas a partir dos currículos publicados na base de
contatos, criando a oportunidade de criação de grupos de interesse comuns e
reunir rapidamente especialistas de diferentes grupos para análises integradas e
gestão de riscos. Mensagens instantâneas: permite rápida interação entre
os membros das equipes agilizando a comunicação. Reuniões virtuais via Internet: permite o
compartilhamento de documentos, visualização de qualquer aplicativo de
computador, apresentações, áudio e vídeo em tempo real. Os grupos de trabalho
podem se reunir rapidamente para discussões sobre o projeto, independente de sua
localização física. As redes sociais já fazem parte da rotina de várias
pessoas. Seu uso na gestão de portfólio e projetos é apenas uma continuidade de
sua cultura de colaboração e deve ser aproveitada pelas organizações. Como
segurança é algo crítico em projetos é recomendável o uso de redes sociais
corporativas, segregadas aos participantes do projeto e dentro de um ambiente
seguro corporativo.
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