Payback Direto: redução
de custo e aumento de receita
O grande desafio das organizações
de TIC (tecnologia da informação e comunicação) é a redução de despesas
operacionais (Opex) e a real contribuição para aumento da receita da
organização. A redução de despesas está associada à busca constante de
eficiência operacional, inovação e quebra de paradigmas organizacionais e
tecnológicos. Uma ação estratégia que as organizações de TIC estão buscando é a
adoção de serviços por demanda. Ou seja, buscando flexibilidade para atender as
demandas organizacionais crescentes e podendo se adequar rapidamente em períodos
de retração dos negócios. Essa estratégia também atende ao desafio de reduzir os
custos fixos das organizações de TI. O amadurecimento do mercado e a competição
estão viabilizando cada vez mais o uso de serviços ou invés de aquisição de
ativos. Um exemplo são as iniciativas dos fornecedores de software de oferecer
softwares como serviços (SaaS – Software as a Services).
A contribuição da TIC para o
aumento da receita está baseada na velocidade que os projetos de tecnologia são
implantados com custos aderentes as necessidades do negócio e do mercado. A
solução é o desenvolvimento de plataformas de software e hardware adaptativos e
o uso de arquiteturas que permitam a integração rápida de soluções, como por
exemplo, a tecnologia SOA – Services Oriented Architecture.
Segue alguns comentários para
ajudá-lo na identificação de oportunidades de redução de custos:
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Reveja seus planos de upgrade do seu parque de PCs (desktops e notebooks)
para o Windows Vista associado com a substituição dos atuais equipamentos.
Algumas empresas estão adiando a migração para obterem economia no curto
prazo, porém isso pode esconder custos de manutenção e suporte. O TCO –
Total Cost Ownership – pode crescer pelo aumento dos custos de manutenção e perda de
produtividade do pessoal. Adiar a troca de equipamentos pode-se perder a
oportunidade de uso dos novos computadores que consumem menos energia com
custos menores de operação. Tipicamente, podemos considerar a troca de
notebooks a cada três anos e desktops a cada quatro anos, levando em
consideração algumas áreas de grande demanda de processamento (engenharia e
finanças, por exemplo) que devem ter ciclos menores de substituição;
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Avalie a substituição de links de dados dedicados ou com tecnologia Frame
Relay por redes MPLS e VPNs através da Internet, principalmente em
organizações de médio porte. Considere o uso da tecnologia de transmissão
DLS para escritórios remotos, a redução de gastos é significativa;
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Analise os contratos de serviços e manutenção, principalmente de serviços
considerados commodities. A competição está reduzindo o custo dos serviços
em percentuais significativos. Não tenha receio de trocar de fornecedor,
atualmente os serviços são similares;
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Reveja continuamente suas contas de telefonia fixa e móvel. É comum pela
complexidade da tarifação desses serviços existir pagamentos indevidos.
Existem softwares e serviços no mercado que ajudam na identificação de
pagamentos fora das regras da ANATEL;
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Migre sua estrutura de telefonia interna e externa para VoIP. Um canal de
2Mbps, utilizado para a conexão de PABXs tradicionais, suporta 30 canais de
voz simultaneamente utilizando uma banda de 64kbps para cada chamada. Um serviço de VoIP utiliza apenas 8kbps por chamada com qualidade
compatível, ampliando o número de conexões simultâneas e, conseqüentemente,
reduzindo o tamanho e custo da infra-estrutura e despesas;
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Substitua os antigos acessos remotos de linha discada por conexões Wi-Fi
através de hotspots, disponíveis em aeroportos, restaurantes, hotéis e
locais de eventos. Em alguns casos esses serviços são oferecidos de forma
gratuita. Considere esse fato para justificar a troca dos notebooks que não
possuam essa facilidade;
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Expanda o uso de smartphones, Blackberrys e PDAs para acesso a e-mails,
aprovações de solicitações internas e consulta de informações, além de
reduzir os gastos aumenta-se a produtividade do pessoal. Quebre o paradigma
que esses equipamentos e serviços devem ser liberados apenas para os
principais executivos da empresa;
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Analise o outsourcing da sua infra-estrutura de e-mail. A manutenção e
gerenciamento das contas de e-mail de sua empresa podem estar acima dos
valores cobrados pelo mercado. Considere um estudo de TCO e avalie as
oportunidades. Inclua serviços de anti-spam e antivírus. Você pode se
surpreender com os resultados. Existem excelentes serviços de e-mail
disponíveis no mercado;
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Corte os custos de viagens utilizando vídeo conferência e serviços de
colaboração remota. Para usuários de grandes empresas considere a
implantação de uma infra-estrutura interna com o uso de um MCU, equipamento
que permite vídeo conferencia com vários participantes simultaneamente.
Implante salas de vídeo conferência e uso de câmeras individuais de baixo
custo em notebooks;
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Reduza seu inventário de TIC. Elimine tudo aquilo que a organização não usa
mais, incluindo hardware, software e servi��os. A manutenção desses ativos
implica em custos de manutenção, documentação e alocação de recursos para
armazenamento e controle. Além de ficar exposto a auditorias sobre a
eficiência da área de TIC;
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Reduza seus custos e investimentos em BI –
Business Intelligence – implantando
soluções baseadas no conhecimento do pessoal da área de TIC e das áreas de
negócios. Evite implantar soluções cara se o pessoal está no inicio da curva
de aprendizado. Você estará implantando uma solução sofisticada com pouco
retorno de investimento devido às limitações do pessoal de analisar
informações mais complexas;
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Reavalie sua estratégia de contingência do datacenter.Verifique o custo beneficio dos parâmetros de RTO e RPO
(Recovery Time Objective e Recovery Point Objective,
respectivamente). Esses parâmetros definem o quão rápido um serviço deve
voltar a funcionar após um defeito critico. Quanto menor esses parâmetros
maiores serão os gastos em infra-estrutura e despesas de manutenção. Discuta
com as áreas de negócios quais são os pontos de recuperação de serviços que
realmente fazem sentido para o negócio. A experiência mostra uma redução
considerável dos custos.
A questão de redução de custos
deve estar presente todo o tempo nas discussões do pessoal de TIC.
Publicado em
23 de maio de 2008
