Questões que devem ser respondidas antes de iniciar um projeto

Publicado em 20-novembro-2006

Quando seu chefe pergunta se você estaria interessado em liderar um importante projeto, sua reação, provavelmente, será um “sim” acompanhado de um sorriso. Sem dúvida, uma atitude positiva é importante para começar um projeto. Chefes querem gerentes de projetos que tenham firmeza, experiência e inteligência para dizer: “Eu posso fazer isso”. Eles certamente não gostam de pessoas que imediatamente digam como será difícil fazer o projeto e enumerando vários problemas.

Entretanto, dizer “eu posso” pode significar aceitar um desafio sem ter a necessária infra-estrutura, pessoas apropriadas e planejamento. Isso pode ser um erro. Isso pode significar perder prazos, estourar o orçamento e falhar na entrega do projeto.

Então antes de dizer “sim, eu posso fazer isso” responda as seguintes perguntas:

1. Qual o contexto que o projeto se insere? O que levou a empresa a iniciar esse projeto?  Qual o problema que deve ser resolvido com esse projeto? Há quanto tempo esse problema existe? Respondendo essas perguntas será de grande ajuda na prioritização das atividades e mais cooperação dos interessados nos resultados do projeto.
2. Qual é minha autonomia para desenvolver o planejamento do projeto? Em alguns casos os gerentes de projetos são chamados de “agentes de mudanças” – aqueles que conhecem exatamente o que querem e o que é necessário fazer para atingir os resultados. Em outros casos, os “agentes de mudanças” têm que delegar suas atribuições para outras pessoas, o que deixa pouca margem de manobra para o gerente do projeto executar as atividades conforme seu próprio entendimento. Dessa forma, confirme se as idéias são válidas e que você possa executá-las de acordo com as premissas. Verifique qual será o seu grau de liberdade para modificar algumas tarefas.
3. Qual é o escopo do projeto? Nunca entre num projeto sem saber os limites máximo e mínimo dos recursos, tais como orçamento, número de pessoas que você poderá contar e quais são os objetivos que devem ser atingidos.
4. Como será a política para a obtenção dos recursos para o projeto? Você terá que pedir pessoas emprestadas de outras áreas e dinheiro para alocar no projeto para atingir no prazo os objetivos que o projeto se propõe a entregar. Você precisa estar bem alinhado com os principais interessados no projeto para eles possam lhe ajudar a conseguir os recursos.
5. Como irei gerenciar minhas prioridades para atender o projeto? Provavelmente, você tem outras atividades sobre sua responsabilidade. Peça ajuda para priorizar suas atividades. Quais são os compromissos já assumidos que podem ser postergados? Qual deve ser o tempo de dedicação ao projeto?
6. Como prestarei contas do andamento do projeto? Como será e qual a freqüência que você deverá apresentar o status do projeto para os principais interessados? Como devem ser os relatórios? Existiram reuniões de status?
7. O prazo de entrega do projeto é realista? Você deve assumir datas realistas. Caso você tenha certeza que os prazos não são factíveis novos prazos deverão ser negociados.

Resumindo, tenha sempre uma atitude positiva frente a novos desafios. Não mostre os problemas quando seu chefe lhe apresenta um novo desafio. Entretanto, assegure-se que você terá recursos suficientes para entregar o projeto na data que foi negociada.

Boa sorte no seu novo projeto.