Request-for-Proposal e Revisão de Contratos

Request-for-Proposal

A RFP é o convite enviado a um grupo de fornecedores para apresentarem propostas de venda de produtos ou serviços. Um processo de aquisição envolvendo vários fornecedores aumenta a capacidade de negociação e o poder de compra das empresas. O documento deve conter o maior número de informações possível para que os fornecedores usem sua criatividade para oferecer a melhor solução para a empresa. Desta forma, a elaboração de uma RFP é importante para garantir a eficiência do processo de aquisição. Deve seguir uma metodologia e linguagem comum ao gerenciamento de projetos, utilizando técnicas e análise de requisitos.

São muitos os benefícios de utilizar uma RFP dentro de um processo de aquisição de produtos ou serviços. Podemos destacar: várias propostas de fornecedores melhora o processo de decisão; aumenta o poder de compra da empresa; torna o processo de aquisição claro e transparente para os fornecedores e para a empresa; retira do processo a subjetividade e concentra-se na racionalidade para selecionar o fornecedor; permite larga escala de distribuição; e, estabelece um cronograma formal de entrega das informações.

Nossa metodologia utiliza intensamente os recursos de colaboração via Internet. Para projetos pequenos o serviço é prestado totalmente online, reduzindo drasticamente os custos de aquisição. Para projetos maiores alocamos os recursos de acordo com a necessidade do projeto. O uso de templates prontos e a experiência dos consultores agiliza e reduz os custos de aquisição.

Os critérios que compõem as RFPs são priorizados de forma hierárquica alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Desta forma, os diretores definem quais as principais funções dos produtos e serviços para atender seus objetivos. Os gerentes definem os processos mais importantes para a gestão do negócios e o pessoal operacional define as funções mais críticas dos processos. Nossa metodologia envolve todos os participantes do processo. O resultado é uma melhor definição do negócio e menor resistência para a adoção de novas práticas de negócios.

Revisão de Contratos

Boas práticas de gestão recomendam  revisões periódicas nos contratos com fornecedores, no máximo a cada dois anos, para avaliar preços e buscar soluções mais inovadoras e competitivas no mercado.

O mercado é dinâmico e extremamente competitivo, todos os dias novos produtos e serviços são lançados com diferenciais e preços mais baixos para competir com os existentes. Dentro de um cenário de competição, as empresas questionam seus processos internos buscando novas maneiras de fazer as coisas com mais eficiência (melhor desempenho) e de forma mais eficaz (menor preço). O mesmo deve ocorrer com a cadeia de fornecedores das empresas. A partir do momento que uma solução, produto ou serviço, torna-se commodity seu diferencial passa a ser custo.

Partindo do princípio que os fornecedores também buscam maior eficiência e eficácia seus resultados devem ser compartilhados com seus clientes. Questionar e provocar seus fornecedores, mesmo os mais antigos, faz parte de uma postura proativa e demonstra sua busca incessante por qualidade e excelência nas operações para manter e atrair novos clientes.

Perguntar não ofende. Dificilmente, um fornecedor irá procurá-lo para oferecer uma redução do valor do contrato. Muito pelo contrário, ele irá demonstrar que o contrato precisa ser revisado para cima. No melhor dos casos não falará nada e apoiado pela clausula de reajuste automático por um índice genérico ele reajustará os preços sem apresentar uma justificativa real. Certamente, com os ganhos de produtividade conseguidos os custos do fornecedores não evoluem no mesmo ritmo da inflação medida no período.

Infelizmente, alguns funcionários acham normal os reajustes automáticos. Os reajustes são até legais do ponto de vista do direito comercial, porém um acordo realizado no passado tem que ser revisado para avaliar se no atual cenário o contrato traz os mesmos benefícios de quando ele foi firmado. Não é necessário trocar o fornecedor, mas ajustar o contrato aos novos requerimentos da empresa em um novo contexto se for o caso.

Somos especialistas em revisões de contratos. Desenvolvemos Request-for-Information (RFI) para pesquisa de mercado e Request-for-Proposal(RFP) para aquisição de produtos e serviços. Temos templates prontos para acelerar o processo de revisão para garantir a aquisição da melhor solução de mercado para as necessidades da sua empresa. Dispomos de uma infraestrutura completa de gerenciamento de projetos com serviços e software via Internet.

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