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Gestão do Portfólio de Projetos (PPM) A definição de PPM, Project Portfolio
Management, é o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios, que
permita a identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle
de projetos, programas e outros atividades para atingir um objetivo
estratégico de negócios. O PPM deve assegura que os projetos e programas
estejam alinhados com as estratégias, as metas e os objetivos do negócio. O
PPM deve prover informações detalhadas sobre custos e benefícios do projeto
e comunicar aos stakeholders. O PPM deve gerenciar os projetos e programas
de forma completa com visão holística e sistêmica para os projetos de
negócios. Na gestão da capacidade de recursos, o PPM deve ter informações
sobre a alocação dos recursos e o seu impacto sobre a estratégia e sobre os
outros projetos do portfólio. Uma das vantagens do PPM é analisar
todos os projetos da empresa como um todo. Via de regra, todos os projetos
analisados individualmente trazem benefícios para a organização. Entretanto,
quando analisados em conjunto é possível analisar sua real contribuição
comparando com outros projetos e o impacto que o projeto tem na empresa como
um todo. O que pode ser um benefício para um departamento pode ser um
prejuízo para outro na mesma empresa. O PPM deve focar nos benefícios para a
organização para alocar os investimentos. Os fundos devem estar associados
aos benefícios previstos e devem estar claros para os stakeholders. A
definição do benefício começa com o caso de negócio, que deve assegurar que
todas as atividades e custos estão previstas no projeto. As alocações de
fundos devem ser incrementais ligadas diretamente às últimas previsões de
benefícios. Os benefícios dos projetos devem ser continuamente revisados
para ajustar o orçamento e recursos com base nos resultados previstos. O
otimismo dos gerentes de projetos deve ser examinado com cuidado para evitar
suposições infundadas. Deve-se buscar insistentemente todas as formas de
eficiência (tempo e dinheiro) e eficácia (melhor desempenho). A importância do enfoque do PPM em
benefícios é que eles estão diretamente ligados aos resultados do negócio.
Como os negócios se alteram dinamicamente, os benefícios podem ser anulados
antes da conclusão do projeto. Dentro desse contexto, é perfeitamente
aceitável que um projeto seja cancelado antes do seu término se ele não
auferir mais benefícios. Essa abordagem vai contra o conceito de desempenho
do gerente de projeto que tem como objetivo de concluí-lo. Um software de PPM deve incluir as
seguintes características e funcionalidades:
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